Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных копий и архивных выписок по запросам физических и юридических лиц»


Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных копий и архивных выписок»
1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных копий и архивных выписок" (далее – административный регламент) устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий администрации Города Томска, порядок взаимодействия между должностными лицами, а также порядок взаимодействия администрации Города Томска с заявителями, органами государственной власти, органами местного самоуправления, учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги.
1.2. В соответствии с положениями регламента осуществляется:
- организация дистанционного предоставления заявителям общей информации о муниципальной услуге и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге;
- организация предоставления заявителю дистанционно форм (бланков) документов, необходимых для получения муниципальной услуги.
1.3. Основные понятия, используемые в настоящем административном регламенте:
- архивная справка - документ архивного отдела, составленный на бланке администрации Города Томска, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст и (или) изображение архивного документа, копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
- архивная выписка - документ архивного отдела, составленный на бланке администрации Города Томска, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
- архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежащий хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
- информационное письмо - ответ на запрос, оформленный на бланке администрации Города Томска, содержащий сведения об отсутствии запрашиваемой информации, либо мотивированный отказ в выдаче запрашиваемых документов.
1.4. Муниципальная услуга предоставляется по заявлению физических и юридических лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.
От имени юридических лиц и физических лиц заявления и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, могут подавать их представители, действующие в силу полномочий, возникших по основаниям, предусмотренным законодательством РФ.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги:
- выдача архивных справок, архивных копий и архивных выписок.
2.2. Муниципальная услуга по выдаче архивных справок, архивных копий и архивных выписок осуществляется архивным отделом комитета по общим вопросам администрации Города Томска (далее - архивный отдел), а также дополнительно предоставляется через Томский областной многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг.
2.3. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является:
- выдача (направление) заявителю архивной справки, архивной копии или архивной выписки;
- направление информационного письма, содержащего сведения об отсутствии запрашиваемой информации.
2.4. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации;
Федеральный закон от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральный закон от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
Постановление Мэра города Томска от 15.01.2009 № 10 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Города Томска»;
иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Томской области и муниципального образования «Город Томск».
2.5. Предоставление муниципальной услуги.
2.5.1. Муниципальная услуга по выдаче архивной справки, архивной копии или архивной выписки включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация запроса, передача запроса на исполнение;
- анализ тематики запроса и исполнение запроса;
- выдача (направление) ответа заявителю.
2.5.2. Срок исполнения запросов заявителей не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок для совершения административной процедуры «прием и регистрация запроса, передача запроса на исполнение» составляет не более 2 рабочих дней.
Срок для совершения административной процедуры «анализ тематики запроса и исполнение запроса» составляет 22 дня.
Срок для совершения административной процедуры «выдача (направление) ответа заявителю» составляет 2 рабочих дня.
2.5.3. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-ти дневный срок с момента регистрации запроса.
2.6.Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос заявителя либо его представителя, поступивший в письменной форме в адрес архивного отдела.
2.6.1. Запрос от заявителей составляется на бланке (приложение № 1 к настоящему административному регламенту), имеющемся в архивном отделе, а также размещенном на официальном портале муниципального образования «Город Томск» и доступном для копирования и заполнения в электронной форме на Едином портале государственных и муниципальных услуг (либо в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов, перечисленных в п.2.7.).
2.7. Запрос должен содержать следующие сведения:
- полное наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) и все их изменения;
- почтовый адрес заявителя;
- суть запроса, в котором указывается документ архивного отдела, запрашиваемый заявителем, и хронологические границы запрашиваемой информации. Для получения архивных копий указываются характеристики архивного документа (архивных документов), позволяющие его (их) однозначно определить (наименование документа, его дата и номер);
- способ получения запрашиваемых документов (лично, почтовой связью с уведомлением о вручении);
- количество необходимых заявителю экземпляров копий архивных документов;
- контактный телефон (при наличии);
- подпись и дата.
2.8. Для получения муниципальной услуги заявитель должен представить следующие документы:
- копии документов, подтверждающие полномочия представителя (при обращении с запросом представителя заявителя), в том числе руководителя юридического лица;
- в случае если для предоставления муниципальной услуги необходимо представление документов и информации об ином лице (за исключением безвестно отсутствующих), не являющемся заявителем, то заявитель должен дополнительно представить документы, подтверждающие наличие согласия указанных лиц или их законных представителей на обработку персональных данных указанных лиц, а также полномочие заявителя действовать от имени указанных лиц или их законных представителей при передаче персональных данных указанных лиц в администрацию Города Томска;
- копии документов о трудовой деятельности (в случае обращения за получением справки о заработной плате или справки о подтверждении трудового стажа);
- копии документов о смене фамилии, имени, отчества (при их изменении).
2.8.1. Запрещается требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением настоящей муниципальной услуги.
Запрос заявителя о предоставлении муниципальной услуги приравнивается к согласию такого заявителя с обработкой его персональных данных в администрации Города Томска в целях и объеме, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.8.2. Копии документов заверяются сотрудником архивного отдела, ответственным за прием и регистрацию запроса, при этом заявители (представители заявителей) одновременно с копиями должны предъявить оригиналы документов.
Если запрос о предоставлении муниципальной услуги представляется посредством почтового отправления, подлинность подписи лица или его представителя на таком запросе и верность копий документов, прилагаемых к такому запросу, должны быть засвидетельствованы в нотариальном порядке.
2.8.3. При непосредственном обращении в архивный отдел заявителя (представителя заявителя) с запросом о предоставлении муниципальной услуги и (или) за получением результата муниципальной услуги должен предъявляться документ, удостоверяющий личность соответственно заявителя или представителя заявителя.
2.9. В приеме запроса о предоставлении муниципальной услуги отказывается в следующих случаях:
- отсутствуют реквизиты адресата для отправки ответа;
- текст письменного обращения не поддается прочтению;
- отсутствие фамилии и (или) инициалов заявителя, личной подписи заявителя (в случае обращения представителя физического лица – отсутствие фамилии и (или) инициалов заявителя, личной подписи представителя заявителя);
- отсутствие полного наименования заявителя (юридического лица), юридического адреса, отсутствие фамилии и (или) инициалов руководителя, подписи руководителя, печати юридического лица (в случае обращения представителя юридического лица – отсутствие полного наименования заявителя (юридического лица), юридического адреса, отсутствие фамилии и (или) инициалов представителя, личной подписи представителя юридического лица);
- нарушение заявителем (представителем заявителя) требования пункта 2.8.3. настоящего административного регламента об обязательном предъявлении документа, удостоверяющего личность.
2.10. В предоставлении муниципальной услуги отказывается, если:
- запрос и приложенные к нему документы не соответствуют пунктам 2.7, 2.8 настоящего административного регламента;
- ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих охраняемую федеральным законом тайну. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
- в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В этом случае специалисты архивного отдела вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;
- установление факта многократного обращения заявителя (более 3 раз) с запросом о предоставлении информации о наличии/отсутствии одних и тех же архивных документов и (или) о содержании одних и тех же архивных документов, в случае, если заявителем получены информационные письма, содержащие исчерпывающую информацию.
2.11. Сроки регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
2.11.1. Регистрация запросов при личном обращении, поступлении почтовой связью осуществляется в день обращения (поступления).
2.11.2. Максимальное время ожидания в очереди при личном обращении с запросом и при получении результата предоставления муниципальной услуги - 30 минут.
2.12. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
2.13. Требования к местам исполнения муниципальной услуги.
2.13.1. Помещение, предназначенное для ожидания, приема и для работы с заявителями, должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.
2.13.2. Места, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются информационными стендами.
2.13.3. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бланками заявлений, письменными принадлежностями.
2.14. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.
2.14.1. Для получения информации о процедурах предоставления муниципальной услуги заявители обращаются в устной, письменной форме, в форме обращения по электронной почте, а также в Томский областной многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг согласно реквизитам, указанным в приложении № 2 к настоящему административному регламенту.
2.14.2. На информационном стенде и официальном сайте администрации Города Томска размещаются следующие информационные материалы:
- график приема заявителей архивным отделом;
- информация о порядке предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, представляемых для получения муниципальной услуги;
- образец заполнения заявления;
- фамилии, имена, отчества должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу;
- адреса архивного отдела (почтовый, электронный);
- телефоны архивного отдела;
- блок-схема предоставления муниципальной услуги (приложение № 3 к настоящему административному регламенту).
2.14.3. Информация о порядке оказания услуги предоставляется специалистами архивного отдела по адресу, а также номерам телефонов, указанным в приложении № 2 к настоящему административному регламенту.
Специалист отдела, осуществляющий индивидуальное устное информирование, должен предоставить полный и оперативный ответ на поставленные вопросы.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который обратился заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста отдела, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован другому специалисту или обратившемуся заявителю должен быть сообщен номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.
Индивидуальное устное информирование каждого заявителя специалистом отдела осуществляется не более 10 минут.
2.14.4. Порядок письменного информирования.
2.14.4.1. Письменное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги, осуществляется на основании обращений заявителей, направленных почтовой связью, электронной почтой по адресам, указанным в приложении № 2 к настоящему административному регламенту, либо на основании письменных обращений, поступивших непосредственно от заявителей и подлежащих регистрации канцелярией администрации Города Томска.
2.14.4.2. Обращение должно содержать следующие сведения:
- наименование органа, в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
- фамилия, имя, отчество заявителя (физического лица), наименование заявителя (юридического лица), фамилия, имя, отчество руководителя;
- почтовый, либо электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- способ доставки ответа по обращению (почтовой связью, на адрес электронной почты);
- суть обращения;
- дату обращения и подпись заявителя (в случае письменного обращения).
2.14.4.3. Обращение подлежит регистрации в установленном порядке.
2.14.4.4. При информировании по обращениям письменный ответ дается за подписью начальника архивного отдела в простой, четкой и понятной форме и должен содержать ответы на поставленные вопросы. В нем должны быть указаны фамилия, инициалы, номер телефона исполнителя.
При информировании по обращениям ответ направляется почтовой связью или на электронный адрес в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.
2.14.4.5. При отсутствии в обращении сведений о почтовом или электронном адресе, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
2.14.4.6. Информация о сроке подготовки копий архивных документов и возможности и порядке их получения сообщается заявителю при подаче документов.
2.15. Показатели доступности и качества муниципальных услуг:

Показатели
Единица
измерения
Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода услуг на предоставление в электронном виде)
да/нет
да
Наличие возможности получения услуги в многофункциональных центрах (МФЦ)
да/нет
да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление услуги, в общем количестве заявлений на предоставление услуги
%
100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление услуги
%
0

    2.15.1. Начальник архивного отдела два раза в год проводит анализ практики применения настоящего административного регламента в целях оптимизации административных процедур.

    3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

    3.1. Муниципальная услуга включает в себя следующие административные процедуры:
    - прием и регистрация запроса, передача запроса на исполнение;
    - анализ тематики запроса и исполнение запроса;
    - выдача (направление) ответа заявителю.
    Последовательность административных действий по предоставлению муниципальной услуги осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение № 3 к настоящему административному регламенту).
    3.2. Прием и регистрация запроса, передача запроса на исполнение.
    3.2.1. Прием запроса от заявителя (или его уполномоченного представителя) осуществляется должностным лицом архивного отдела в соответствии с режимом работы.
    3.2.2. При непосредственном обращении заявителя в архивный отдел заявитель (представитель заявителя) предъявляет документ, удостоверяющий личность. При предъявлении заявителем (представителем заявителя) документа, удостоверяющего его личность (полномочия), специалист, осуществляющий прием документов, проверяет срок действия документа, наличие записи об органе, выдавшем документ, даты выдачи, подписи должностного лица, оттиска печати, а также соответствие данных документа, удостоверяющего личность, сведениям, указанным в документе, подтверждающем полномочия представителя.
    3.2.3. Специалист, осуществляющий прием документов, проверяет правильность заполнения бланков, разборчивое написание необходимых реквизитов, также проводит проверку запроса по имеющейся базе данных на предмет повторного обращения.
    3.2.4. Все поступившие запросы подлежат регистрации.
    3.2.5. Поступивший в архивный отдел запрос регистрируется в день поступления путем проставления на нем регистрационного штампа с указанием даты регистрации и порядкового номера и внесением этих сведений в журнал регистрации.
    3.2.6. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
    3.2.7. Зарегистрированный запрос передается на рассмотрение начальнику архивного отдела для наложения резолюции о сроках исполнения и ответственном исполнителе.
    3.2.8. После наложения резолюции запрос поступает ответственному исполнителю для ввода в базу данных «Городской архив» и анализа тематики запроса.
    3.2.9. Общий срок совершения административных действий, указанных в пунктах 3.2.1.-3.2.8. настоящего административного регламента, не может превышать двух рабочих дней.
    3.3. Анализ тематики запроса и принятие решения о возможности исполнения запроса.
    3.3.1. Исполнитель, получивший запрос с резолюцией начальника архивного отдела, осуществляет его ввод в базу данных «Городской архив» и проводит анализ тематики запроса для определения:
    - степени полноты информации, содержащейся в запросе и необходимости предоставления дополнительных сведений;
    - местонахождения архивных документов и необходимости перенаправления (переадресации) непрофильного запроса;
    - соответствия полученных документов требованиям, изложенным в п.2.7.-2.8. настоящего административного регламента.
    Срок исполнения настоящего административного действия составляет 1 день.
    3.4. Исполнение запроса.
    3.4.1. В случае отсутствия в архивном отделе необходимых документов и при наличии сведений об их местонахождении специалист архивного отдела пересылает непрофильный запрос по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирует об этом заявителя. Указанные административные действия осуществляются в 5-тидневный срок с момента регистрации запроса.
    3.4.2. Если запрос о предоставлении муниципальной услуги поступил посредством почтового отправления и при наличии оснований, перечисленных в пункте 2.9 настоящего административного регламента, после регистрации запроса в течение 5 дней в адрес заявителя, указанный в запросе (по юридическому адресу заявителя, являющегося юридическим лицом), посредством почтовой связи с сопроводительным письмом возвращаются подлинники запроса и приложенных к нему документов. В сопроводительном письме, которое подписывается начальником архивного отдела, указываются причины возврата документов.
    3.4.3. При наличии оснований, предусмотренных пунктом 2.10 настоящего административного регламента, специалист отдела готовит проект информационного письма, содержащего мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги с обязательным указанием причины такого отказа.
    При отсутствии запрашиваемых документов и отсутствии сведений о их местонахождении специалистом отдела готовится проект информационного письма об отсутствии запрашиваемой информации.
    3.4.4. Проект информационного письма об отсутствии запрашиваемой информации или об отказе в предоставлении муниципальной услуги подписывается начальником архивного отдела.
    Срок подготовки информационных писем с учетом подписания составляет 5 дней.
    3.4.5. При наличии в архивном отделе запрашиваемых документов исполнитель осуществляет поиск архивных документов, готовит проект ответа и направляет его на подпись начальнику архивного отдела.
    3.4.6. Архивная справка составляется по установленной форме на бланке администрации Города Томска, подписывается начальником архивного отдела, а также исполнителем, подготовившим архивную справку, и заверяется печатью архивного отдела. В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы исполнителя по содержанию архивного документа. После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста архивной справки.
    3.4.7. Архивные копии заверяются штампом «Верно» с указанием даты заверения, подписью начальника архивного отдела, а также печатью архивного отдела. На оборотной стороне копии проставляются архивные шифры подлинника архивного документа.
    3.4.8. Архивные выписки составляются на бланке администрации Города Томска с обозначением названия документа «Архивная выписка», заверяются подписью начальника архивного отдела и подготовившего архивную выписку исполнителя, а также печатью архивного отдела.
    3.4.9. К архивной копии и архивной выписке исполнителями запросов (при направлении документов почтовой связью) составляется сопроводительное письмо, которое подписывается начальником архивного отдела.
    3.4.10. Подписанные документы (архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо) выдаются (направляются) заявителю. В журнале регистрации запросов делается отметка о сроке исполнения и его результате.
    3.4.11. Административные действия, указанные в пунктах 3.4.3.-3.4.10. настоящего административного регламента, осуществляются в срок, установленный в резолюции начальника архивного отдела, но не превышающий 21 дня.
    3.4.12. Срок исполнения административной процедуры «анализ запроса и его исполнение» составляет 22 дня.
    3.5. Выдача (направление) ответа заявителю.
    3.5.1. При личном обращении заявителя за получением конечного результата оказания муниципальной услуги специалист архивного отдела удостоверяется в личности по представленному паспорту (иному документу, удостоверяющему личность), а в случае обращения представителя заявителя специалист архивного отдела проверяет документы, удостоверяющие личность, и документы, подтверждающие полномочия представителя заявителя. Получатель муниципальной услуги расписывается в журнале выдачи документов и на поданном запросе путем проставления даты получения документов и подписи.
    3.5.2. Первые экземпляры архивной справки и архивной выписки вручаются (направляются) заявителям, второй экземпляр с росписью заявителя или уполномоченного им лица о получении документов (при личном обращении) помещается в дело.
    3.5.3. Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая информация, либо направлено информационное письмо об отсутствии запрашиваемой информации.
    3.5.4. При желании заявителя получить результат муниципальной услуги по почте, специалист архивного отдела передает конечный результат муниципальной услуги в канцелярию администрации Города Томска для направления почтовой связью с уведомлением о вручении. Дата передачи документов фиксируется специалистом архивного отдела в журнале регистрации почтовых отправлений.
    Срок выдачи (направления) конечного результата муниципальной услуги составляет 2 рабочих дня.

    4. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента

    4.1. Контроль за исполнением настоящего административного регламента включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушения порядка и сроков предоставления муниципальной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей в ходе предоставления муниципальной услуги, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов.
    4.2. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего административного регламента, а также за принятием решений должностными лицами архивного отдела осуществляется начальником архивного отдела.
    4.3. Плановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются председателем комитета по общим вопросам администрации Города Томска путем проведения анализа годовых отчетов. Периодичность проведения плановых проверок - один раз в год.
    4.4. Основанием проведения внеплановой проверки являются жалобы и предложения, поступающие в администрацию Города Томска.
    4.5. Результаты проверок оформляются заключением, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
    4.6. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений порядка и сроков предоставления муниципальной услуги, осуществляется привлечение виновных лиц к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
    4.7. Должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги, осуществляющее деятельность по предоставлению муниципальной услуги, несет персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры.
    4.8. Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями действующего законодательства.
    4.9. Начальник архивного отдела несет персональную ответственность за реализацию положений настоящего административного регламента в возглавляемом им отделе.

    5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого решения

    5.1. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения административных процедур.
    5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия или бездействие должностных лиц, осуществляющих административные процедуры, решения, принятые в ходе выполнения муниципальной услуги, нарушение положений настоящего административного регламента.
    5.3. Действия (бездействие) и принятые решения при предоставлении муниципальной услуги могут быть обжалованы начальнику архивного отдела, председателю комитета по общим вопросам администрации Города Томска или в приемную по личным вопросам администрации Города Томска.
    5.4. Заявители имеют право обжаловать действия (бездействия) должностных лиц и принятые ими в ходе предоставления муниципальной услуги решения в письменном виде, посредством направления жалобы почтовой связью, по электронной почте.
    5.5. Заявитель имеет право на получение всей необходимой информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения, направляемой им жалобы.
    5.6. Рассмотрение жалобы осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Законом Томской области от 11.01.2007 № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления».
    5.7. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования являются обращение или жалоба заявителя, выраженная в письменной форме, либо в форме сообщения по электронной почте, направленная почтовой связью или электронной почтой по адресам, указанным в приложении № 2 к настоящему административному регламенту, либо поступившая непосредственно от заявителя в результате его обращения в приемную по личным вопросам администрации Города Томска.
    Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы включает в себя:
    - отсутствие фамилии и инициалов заявителя (физического лица), при письменном обращении - личной подписи заявителя (представителя заявителя);
    - отсутствие наименования заявителя (юридического лица), юридического адреса, фамилии руководителя, при письменном обращении - подписи руководителя (иного представителя заявителя);
    - текст жалобы не поддается прочтению. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение должностному лицу, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
    - в жалобе содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства;
    - жалоба содержит нецензурные или оскорбительные выражения;
    - отсутствует адрес, по которому должен быть направлен ответ;
    - обращение направлено от представителя физического или юридического лица без подтверждения полномочий действовать от их имени.
    5.8. Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает следующую информацию:
    - наименование органа (учреждения), в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
    - фамилия, имя, отчество заявителя (физического лица), его место жительства, наименование заявителя (юридического лица), фамилия, имя, отчество руководителя, адрес, по которому должен быть направлен ответ;
    - наименование органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги, и (или) фамилия, имя, отчество должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
    - суть жалобы;
    - в случае необходимости заявитель, в подтверждение своих доводов, прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии;
    - дату и подпись заявителя.
    5.9. Дополнительно в обращении или жалобе могут указываться причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложены какие-либо обязанности, требования об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия), а также иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
    5.10. Требования к жалобе направленной по электронной почте, аналогичны требованиям, предъявляемым к жалобе в письменной форме (за исключением требования о наличии подписи заявителя).
    5.11. Срок регистрации жалобы заявителя не должен превышать 3-х дней с момента поступления, срок рассмотрения обращения – 30 дней со дня ее поступления. Срок рассмотрения жалобы может быть продлен на 30 дней, о чем сообщается заявителю, подавшему это обращение, в письменной форме с указанием причин продления до истечения 30-дневного срока.
    5.12. Должностное лицо, получившее жалобу, обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное ее рассмотрение, проводит проверку, принимает одно из следующих решений:
    - признать жалобу обоснованной;
    - отказать в удовлетворении жалобы с уведомлением заявителя о причинах отказа при личном обращении или по почте. Отказ должен быть полным, мотивированным, со ссылками на действующее законодательство Российской Федерации.
    5.13. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ заявителю за подписью должностного лица, которому были обжалованы действия (бездействие) и принятые решения при предоставлении муниципальной услуги.
    5.14. Решения, принятые в рамках предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы в судебном порядке.
    5.15. Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
Приложение №1
к административному регламенту





Приложение № 2
к административному регламенту



График приема граждан и контактная информация

Архивный отдел комитета по общим вопросам администрации Города Томска

Почтовый адрес: Ленина пр., д. 73, г.Томск, 634050
Адрес сайта администрации Города Томска: http://www.admin.tomsk.ru/
Адрес электронной почты архивного отдела: archive@admin.tomsk.ru.

Приём и регистрация запросов, информация о процедуре предоставления муниципальной услуги:
Архивный отдел – Ленина пр., д. 73, кабинеты №1, 2, тел. (8 382-2) 991-343; 991-344.

Режим работы:
понедельник, вторник - с 09 часов 00 минут до 12 часов 30 минут;
среда, четверг - с 14 часов 00 минут до 17 часов 30минут;
пятница - работа с организациями-источниками комплектования;
суббота, воскресенье - выходные дни.

Контактные телефоны:

Начальник отдела
Шомас Татьяна Евгеньевна
991-344
Консультант
Коробенко Ирина Владимировна
991-344
Консультант
Чирва Татьяна Михайловна
991-343
Главный специалист
Савина Наталья Олеговна
991-343
Ведущий специалист
Полушина Ольга Владимировна
991-343
    Томский областной многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг
    Почтовый адрес: Тверская ул., д.74, г.Томск, 634061
    Адрес официального сайта МФЦ: http://mfc.tomsk.ru/
    Центр телефонного обслуживания: тел. 714 001

Приложение №3
к административному регламенту


    Блок-схема последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий